Hướng dẫn cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh chống thất lạc

Với sự phát triển của các dịch vụ chuyển hàng nhanh hiện nay, từ những loại hàng hóa cồng kềnh đến các mặt hàng bưu phẩm như giấy tờ, tài liệu đều có thể vận chuyển một cách dễ dàng. Tuy nhẹ, kích thước nhỏ nhưng việc vận chuyển các bưu phẩm này cũng phải đảm bảo các yêu cầu về đóng gói để tránh bị thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu, giấy tờ… trong quá trình di chuyển.

Đóng gói hàng bưu phẩm, tài liệu, giấy tờ

Đóng gói những hàng hóa bưu phẩm, tài liệu không quá phức tạp vì thế người gửi có thể tự đóng gói hoặc thuê dịch vụ đóng gói từ dịch vụ giao hàng nhanh. Theo quy định, dù là bưu phẩm có khối lượng nhẹ vẫn phải được đóng gói trước khi vận chuyển, người gửi có thể sử dụng các vật liệu đóng gói phổ biến cho tài liệu, giấy tờ như phong bao, nylon, carton hoặc các vật liệu mềm khác để đóng bên ngoài.

Người gửi cần dán kín hoặc niêm phong bên ngoài bằng dấu hoặc chữ ký đối với một số loại giấy tờ quan trọng mà người gửi cho là cần thiết, đặc biệt như hóa đơn, hợp đồng, hộ chiếu…

Bề mặt đóng gói cũng phải nhẵn, mịn và được cố định xung quanh bằng keo dán để có thể điền các thông tin cần thiết bên trên như địa chỉ, số điện thoại, mã tra cứu vận đơn, thông tin người nhận hàng.  

Đóng gói hàng có thể cuộn tròn: tranh vẽ, bản đồ

Các mặt hàng tranh vẽ, bản đồ, tranh ảnh cũng là thuộc loại hàng hóa bưu phẩm, việc đóng gói mặt hàng này phải cẩn thận để tránh bưu phẩm bị rách nát, thay đổi hình dạng do chèn ép hay va đập.

Tranh vẽ, bản đồ, hình ảnh… cần được cuộc tròn rồi cho vào ống nước (chất liệu nhựa) hoặc cuộn tranh, bản đồ với các ống tròn bằng bìa carton cứng. Sau đó bịt kín cố định hai đầu bằng băng dính hoặc chất liệu keo. Ngoài sử dụng các cuộn dành riêng cho mặt hàng này, người gửi có thể thay thế bằng bao nylon, vật liệu mềm để bọc xung quanh với nhiều lớp sau đó cố định chặt bằng keo dán, băng dính.

Một vài lưu ý khi đóng gói để chuyển hàng nhanh

Gói hàng phải có một bề mặt nhẵn, phẳng để đảm bảo dán được hóa đơn có in thông tin người nhận và người gửi lên trên. Không nên sử dụng vải, giấy để đóng gói. Nên sử dụng băng dính dán bên ngoài, không nên dùng các loại dây để buột vì độ an toàn không cao.

Những bưu phẩm, giấy tờ quan trọng nên thông báo cho nhân viên vận chuyển biết để họ có phương án vận chuyển nhanh chóng và an toàn. Nên sử dụng hình thức chuyển hàng nhanh có thời gian ngắn nhất đối với các bưu phẩm có tính chất quan trọng, giá trị…

Hiện nay, Nhất Tín Logistics đang triển khai các dịch vụ vận tải Bắc Nam và giao nhận hàng hóa đến khắp các tỉnh thành trên cả nước. Các dịch vụ bao gồm chuyển phát nhanh, chuyển phát nhanh trong ngày, vận chuyển nguyên xe… với thời gian giao hàng nhanh chóng và cước phí phù hợp. Để biết thêm thông tin các dịch vụ giao hàng của Nhất Tín, khách hàng có thể gọi đến số Hotline 1900.63.6688 hoặc đến trực tiếp các bưu cục để được nhân viên tư vấn một cách nhanh chóng và chính xác.